Tipps für effektives Zeitmanagement

Zeit ist eines der kostbarsten Dinge, die wir besitzen. Doch nur wenige haben wirklich Zeit, denn allzu oft verschlingt der berufliche Alltag Unmengen von Zeit und am Ende des Tages ist vielleicht doch nichts oder nur wenig von den eigentlichen Aufgaben erledigt. Doch wie kann man dieses Problem lösen? Nutzt es wirklich, alle Dinge minutiös durchzuplanen? Oder sollte man erst gar keinen Zeitplan aufstellen, weil dieser ohnehin durch unvorhergesehene Ereignisse zerstört wird? Grundsätzlich ist die Entscheidung für oder gegen eine strenge Planung des Tages Jedermann selbst überlassen. Es gibt Menschen, die fühlen sich wohl, wenn sie jeden Tag, jede Minute durch planen, allzu oft vergessen sie dabei aber, sich selbst und Zeit für sich selbst mit einzuplanen. Andere wiederum fahren gut damit, immer spontan zu reagieren. Die Gefahr liegt in diesem Fall darin, dass man sich verzettelt. Ein gesundes Mittelmaß an Planung und spontanem Handeln kann also noch immer den größten Erfolg bringen.

Wer zum Beispiel ähnliche Aufgaben zusammen legt, der wird automatisch Zeit gewinnen. Anstatt morgens die Briefmarken auf der Post zu kaufen, abends die Post dorthin zu bringen und mittags die Einkäufe zu erledigen, kann man alle Aufgaben in einem Ritt erledigen, so muss man nicht ständig die eigentliche Arbeit unterbrechen und gewinnt Zeit. Ebenfalls sollte man wesentliche Dinge erkennen und Prioritäten setzen. Ein Kundentermin hat oberste Priorität, die Bitte für einen Kollegen noch einmal schnell etwas heraus zu suchen, kann dagegen noch etwas warten. Im Idealfall kann man dem Kollegen auf freundliche, aber bestimmte Art auch mitteilen, dass das Heraussuchen der Unterlagen zu seinen Aufgaben gehört, nicht jedoch zu den eigenen. Weiterhin kann man selbst kleine Aufgaben miteinander verbinden. Anstatt nur in der Küche schnell einen Kaffee zu holen, kann man auf dem Rückweg gleich noch ein wenig Wasser für die Blumen mitbringen und muss nicht noch einmal los.

Egal, in welche Branche man tätig ist, es gibt zahllose solcher Tipps, die man sich in jedem Fall aneignen sollte. Insbesondere Pufferzeiten sind wichtig. Diese sollten von vornherein in den Tagesablauf mit eingeplant werden. Das heißt, steht im Fachgeschäft für Wasserbetten ein Kundengespräch an, wird dieses sich garantiert nicht an die im Zeitplan festgelegte Dauer halten, sondern oft deutlich mehr Zeit einnehmen. Wer seinen Tag jetzt minutiös durch plant, kann davon ausgehen, dass mit diesem Kundengespräch der ganze Zeitplan ins Wanken gerät. Gleiches kann beim morgendlichen Stau geschehen.

Ebenfalls sollte man sich freie Zeiten zum ungestörten Arbeiten schaffen. So müssen die Kollegen, die „nur mal eben“ oder „ganz kurz“ etwas wollen, nicht noch einen zehnminütigen Plausch halten. Diesen sollte man ein festes Zeitlimit geben, die Unterhaltung danach aber auch wirklich konsequent abbrechen, denn durch solche Störungen verliert man nicht nur die Zeit, die durch die Fragen verbraucht wird. Man wird aus der eigentlichen Tätigkeit gerissen und muss sich in diese erst wieder neu eindenken. Rechnet man einmal zusammen, wie häufig am Tag ein Kollege „mal eben“ eine Frage hat usw., dann merkt man schnell, wie viel Zeit sich summiert, muss man sich immer und immer wieder in die eigentliche Aufgabe eindenken.

E-Mails müssen ebenfalls nicht ständig abgerufen werden. Gesammeltes Lesen der E-Mails zwei, bis drei Mal am Tag reicht völlig aus. Auch in der heutigen modernen Welt wird kaum ein Geschäftspartner verlangen, dass man auf jede E-Mail im Fünf-Minuten-Takt antwortet. Es können durchaus einmal zwei bis drei Stunden vergehen, bevor man auf die E-Mail antwortet. Schickt man per E-Mail Unterlagen zu, die eigentlich für die Arbeit gedacht sind, die der Empfänger zu einem späteren Zeitpunkt beginnen soll, ist es auch nicht nötig, dass man per Messenger mitteilt, die E-Mail wäre jetzt versendet. Der Empfänger wird sie schon im Postfach vorfinden und sich dann darum kümmern. Sollte die Mail trotz Bitte um diese nicht angekommen sein, kann man auch zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal nachfragen.